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かたおか小児科クリニック

季節性インフルエンザワクチンの追加予約の方法でいろいろ困ったことが起きている。そのそもはワクチンの入荷が昨年の７割から８割というのに新型インフルエンザ騒ぎでワクチンへの関心が高まって予約が殺到したことによる。

あっという間に１１月末までに設定した予約枠が埋まってしまう。

１３歳以下は２回の予約を取ってくださいと案内には書いてあるのに、１回目だけしか取っていなかった人。間際に駆け込みで予約して２回目の枠が無かった人など。

家族予約では一枠で３人まで入るため、この分がオーバーブッキングになってしまう。締め切った時点ですでにかなりのオーバーブッキングで青くなる。

締め切った後も２回目の予約が入らないのだがどうしてくれる、という電話の問い合わせがひっきりなし。ギリギリ１回目セーフだった人には、２回目はお約束できないという返答をしていたが、なかなかご納得いただけない。

「１回目は予約したが２回目は予約が入っていない人」を予約リストから割り出す。その分のワクチンを卸さんに泣きついて何とか確保することに成功。

さて、これをどう該当者に知らせ、接種日を決めるか。

院長はWeb予約を一時開けて該当者にメールで連絡すればよいという案を出したが、受付はそれでは関係ない人の予約がどっと入ってしまうと反対。

該当者に順番に電話すると言う方針を確認した。

しかし、こ のことを「インフルエンザワクチン予約」をした１３歳以下の人に一斉メールで送信したら、翌日は受付に電話の嵐。こちらから電話すると言っているのに、向 こうからかかってきてお知らせするどころではない。受付は仕事にならない。と言うことで、その日のうちに電話での連絡はこちらからもしません、と言うことになっ た。

そこで、当初却下された院長案のメールで予約枠オープンの時間をお知らせするという方式に戻ることにした。

ここに大きな誤算があった。中止していた予約枠が開く時間がわかるのはメールを受け取った人だけだと思っていたら違うのである。予約枠を再度オープンしたとたんに「空き通知メール」を登録していた人へも行くのである。これは迂闊だった。

予約画面に今回の空き枠は「２回目接種」の人の枠で、それ以外の人が予約しても無効との文章が流れるようにしてあったのだが、そんなもの見ないで予約がばんばん。

慌てて、予約枠を閉じたときはかなりの「１回目」の予約が入っていた。（ハァー！）

さて、これからどうしたものか。

とりあえず、２回目の接種はメールでの申し込みだけにしたが、確保した分の枠内に納まってくれるかどうか。

最初からメールだけの受付って事にしておけばよかったのである。当院のシステム上メールを受けるのは院長の仕事になるので、それは面倒だからと回避したのがそもそもの間違いであった。

誰かスタッフでメール担当を作ろうと固く思うのであった。

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